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如何向忙碌的领导汇报工作?
发布日期:2016-12-01
  当你只有5分钟可以向上司汇报上百页的PPT时,你是不是感到手足无措,这点时间连开头都说不全。但对于老板来说,他永远有更重要的事情,他认为自己的时间非常值钱,你的事情只配他给你留5分钟的时间。短短的5分钟,可能连口头语都来不及组织好,到底怎么跟上司汇报核心问题?
 
  如果你正被此事困扰,相信神奇的“电梯汇报术”能帮你解决这个问题。
 
  “电梯汇报术”是一种结构化思维,今天介绍PREP的汇报结构:Position观点、Reason理由、Evidence证据、Position重复观点。这都是你需要事先准备的,我们来分解一下,到底包括哪些。
 
  1.观点(Position)
 
  就是首先用一两句话说清楚你想要得到的东西,包括:希望领导原则上同意、给预算、定时间、定下一步计划、或者尽快看看你的详细材料等等。
 
  请注意,很多人第一步就出了问题,不是“你做了什么”,而是“你希望领导做什么”。
 
  我们通常这样开头:
 
  “上周我见了一个客户,他……”
 
  “这个月,我对XX市场进行了全面调研,走访了几十家客户,其中有……”
 
  “我分析了近几个月的销售数据,发现……”
 
  没错,你为这个方案付出了一个月的努力,你有很多话想告诉领导,但这关他什么事呢?功劳要卖,但不是现在。
 
  不是“我见了一个客户”,而是“有个客户希望见一下您”。
 
  不是“我做了调研”,而是“想请您确认一下下一步的技术方案”。
 
  不是“我分析了销售数据”,而是“我们必须把促销的时间提前”。
 
  为什么要这样开头?你知道很多领导忙到什么程度?会议开始之前,他还不知道会议的主题是什么。你必须让他一开始就明白,你希望他做什么?他才能围绕这一点,考虑你下面的内容。
 
  你想要领导做的事情,一般有三种:
 
  第一种是领导明确的动作(定方向、定预算、定时间、定下一步计划);
 
  第二种是领导原则上同意,保证工作可以继续进行下去;
 
  第三种是领导重视并尽快看看你的详细材料或安排会议。
 
  你想得到哪一样,取决于工作目前的进度,取决于领导的决策风格(授权型还是参与型),你必须有一个明确的判断,别指望领导帮你决定。
 
  请一定要盯着他的眼睛,用坚定、简短、直接的语言告诉他:“我需要得到您的……”
 
  不要怕这样做失礼,让领导尽快进入状况,节省他的时间,就是对他最大的尊重。
 
如何向忙碌的领导汇报工作?
 
  2. 理由(Reason)
 
  接下来,你还有4分30秒?不,你最多还有2分钟时间陈述你的理由,差不多是你平时讲三页PPT的时间。因为还得留1分多钟给领导提问。
 
  你需要仔细分析你的汇报材料,凝结成不超过三个理由,然后试着用简洁而有力的语言表达出来。简洁的表达在于强化重点,重点取决于你的汇报目标。试比较下面两种句式。
 
  A:“技术上我建议采用XXXX,因为比较成熟,解决我们执行期太短的问题。”
 
  这是“论点——论据——强化论点”的结构,强调“成熟技术”、“解决实际问题”,显然是希望用明显的优势引发领导明确的动作(给预算、定时间、定下一步计划)。
 
  B:“我建议的XXXX是一项大公司都开始运用的技术,可以在XXX部分运用,供应商可以帮我们联系参观XXX。”
 
  这是“论据——论点——强化论据“的结构,强调“创新”、“行业交流”,是想要引起领导的重视与兴趣,引发下一步的动作——“原则上同意,可以继续进行下去”,或者“尽快看看你的详细材料或安排会议”。
 
  在“理由(Reason)”环节,大部分人的困难在于精简材料,文章是自己的好,越看越喜欢,每点都重要,怎么也减不下来。
 
  此时,我们要放弃做方案时常用的“技术思维”,学会用“决策思维”看自己的方案。
 
  这两者有什么不同呢?“技术思维”考虑的是有哪些方法,它们的优劣势又是什么?“决策思维”考虑的是这个方案要多少资源,能达到什么效果,是否符合我们的目标。
 
  站在领导的角度上,站在一个决策者而不是执行者的角度上,哪些理由能直接帮助他做决策?哪些是间接的?先把间接的去掉。再想一想,其中最重要的三条是什么?
 
  请不要怀疑这个方法,因为一定可以做到。如果你做不到,说明方案本身有问题,给你一个小时也没用。
 
  3. 证据(Evidence)
 
  在陈述理由之后,通常领导会询问一两个关心的问题,即使领导不问,我们仍然需要进入下一个环节——证据(Evidence)。
 
  在“理由(Reason)”部分,核心是观点,要求简洁直接;但在“证据(Evidence)部分”,最重要的是细节,要求有打动力,包括:具体现象、数据、效果估计、承诺等等。
 
  选择什么样的材料作为你强有力的证据,仍然取决于你想要达到的目标。你的表述要给领导做决策的信心。
 
  “供应商之前使用的XXX技术的XXX项目,预算和我们基本相同,就是在30天内完成的。”这样说强调了事情的紧急性。
 
  “我已经联系过XXX公关公司的tony,他至少可以联系三位在此期间有档期的明星,但必须在本周内确认。”这样说强调了事情的重要性。
 
  “我做过测算,按现在的销售速度,库存将在年底超过1000万,将严重影响流动资金。”这样说能引发领导的兴趣。
 
  4. Position(重复观点)
 
  最后,再一次重复你的要求。
 
  和开头不同,开头提要求是让领导明确你的汇报目的,结尾的要求则带有强烈的“行动导向”——更明确,更能让领导做出决策。
 
  如果你的目标是“希望领导给预算、定时间、定下一步计划”,那么你最好能让领导做选择题,而不是判断题。
 
  如果你的目标是“希望领导原则上同意,可以继续进行下去”,那么你最好表示下一步的行动已经在计划之中,这是一个积极的暗示。
 
  如果你的目标是“希望领导重视并尽快看看你的详细材料或安排会议”,那就可以更明确一点,表示准备工作已经做好,就等老板做决定了。
 
  请注意,所有的努力都是为了一个结果——下一步明确的行动(时间、人物、预算、动作)。
 
  “五分钟电梯沟通术”,难点不在技术层面,多多练习,一定可以做到。难点在于思想包袱。很多人把跟领导沟通看得太严重,于是拼命想表现自己,有人则看得太复杂,于是拼命逃避。
 
  简洁的表达源于单纯的心态,“五分钟领导汇报”只是为了解决问题,不是让你给领导一个好印象(尽管客观上有可能),不要追求所谓“技术含量”,那些只不过是为了满足个人的虚荣心而已。
 
    (来源:壹心理)
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